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【例文付き】好印象を与えて返信率UP!ビジネスメールの書き出し&締め方 完全ガイド

ビジネス

「いつもお世話になっております」

ありきたりな書き出し、定型文のような締め…そんなビジネスメールを送っていませんか?

実は、書き出しと締め方を変えるだけで、メールの印象は劇的に変わり、返信率もアップするんです!この記事では、ビジネスメールの基本構成から、状況別の書き出し・締め方、そして具体的な例文まで、完全網羅でご紹介します。

この記事を読めば、あなたのビジネスメールはワンランク上の仕上がりに。好印象を与え、ビジネスチャンスを掴むためのテクニックをマスターしましょう!

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールは、以下の3つの要素で構成されます。

  1. 挨拶(書き出し):相手に呼びかけ、コミュニケーションの始まりを告げる
  2. 本文:用件や伝えたい内容を具体的に記述する
  3. 結めの言葉:感謝の気持ちや今後のアクションを伝える

ビジネスメールの書き出し方

書き出しは、メールの第一印象を決定づける重要な部分です。

定番の書き出し例

まずはじめに、多くのケースで使える一般的な書き出しを紹介します。

一般的なケース

  • お世話になります。 〇〇株式会社の〇〇と申します。
  • いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇です。

初めて連絡する場合

  • 初めてご連絡させていただきます。○○社の○○です。
  • 〇〇様からのご紹介で、ご連絡させていただきました。〇〇株式会社の〇〇と申します。
  • 突然のご連絡失礼いたします。

通常自分の名前は、会社名+名前というのが一般的です。次のようなケースでは部署名までいれたほうが望ましいでしょう。

  • 自社のメンバーで複数の部署の人間がいて、自分の部署を明確にしたい場合
  • はじめての連絡で自分の役割を明確にしたい時

状況別の書き出し方

次に状況別の書き出しです。「お世話になります」という一般的な書き出しにつづけて使われるケースも多いです。

返信の場合

  • ご連絡ありがとうございます。
  • 早速のご返信ありがとうございます。

要件や以前のやり取りに言及する場合

  • 〇〇の件でご連絡いたしました。
  • 先日お送りした〇〇の件で、ご連絡させていただきました。

はじめに用件を伝えると相手もメールの内容を理解しやすくなります。

お礼を伝える場合

  • 先日は〇〇の件で大変お世話になりました。
  • この度は誠にありがとうございました。

書き出しの注意点

書き出しの際の注意点をまとめています。

  • 宛名は正確に
    複数名が含まれるメールの場合、誰宛かを明確にすることは重要です。会社名や部署名を入れる場合は正しい敬称を使いましょう。(ただし、略称が一般的な場合で相手と親しい場合は、略称でもよいでしょう)
  • 挨拶はほどほどに
    長すぎる挨拶はかえって読みにくくなります。何度もやりとりが続いている場合は一般的な「お世話になります」を使うか、状況によっては省略することも可能でしょう。
  • 用件を明確に
    一般的な「お世話になります」という書き出しでも問題ありませんが、初めての話題で連絡する場合は、用件がわかるようにすると望ましいでしょう。

ビジネスメールの締め方

締めはメールの内容を総括し、相手に好印象を与えるためのチャンスです。

定番の締め例

一般的な締め

  • 引き続きよろしくお願いいたします。
  • どうぞよろしくお願いいたします。
  • お忙しいところ申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

確認や検討を依頼する場合

  • ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
  • ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

状況別の締め方

状況別の締めの表現です。「以上よろしくお願いいたします」という一般的な締めの前に使われるケースが多いです。

返信を促す場合

  • 何かご質問などございましたら、 ご遠慮なくご連絡ください。
  • ご興味をお持ちいただけましたら、 ぜひ一度お話をさせてください。
  • 恐れ入りますが、○○月xx日までにご回答いただけますと幸いです。

感謝の気持ちを伝える場合

  • 貴重な機会をいただき、心より感謝申し上げます。
  • ご協力いただき、誠にありがとうございました。

今後の関係性を意識する場合

  • 引き続きよろしくお願いいたします。
  • 今後ともお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。

締めの注意点

  • 「よろしくお願いいたします」は万能ではない
    「よろしくお願いいたします」は定番の締めではあるものの、形式的な表現になってしまいます。具体的な依頼事項(対応して欲しい内容や期限)を伝えるのがビジネスを進める上では重要です。状況に応じて使い分けましょう。
  • 長文にならない
    締めの言葉は本文ではありません。簡潔に、感謝の気持ちや今後のアクションを伝えましょう。
  • 署名は忘れずに
    署名がないメールもよくありますが、せっかく相手が連絡しようとしても連絡先が分からなければ機会損失になるケースもあります。会社名、所属部署、役職、氏名、連絡先などを簡潔に明記しましょう。

書き出しと締めが分かる!メール具体的例

例1:アポイント依頼

アポイントメールの例です。

はじめに用件を伝えていることと、締めに依頼事項や期限をを記載していることがポイントです。

件名:【〇〇株式会社】〇〇についてお打合せのお願い

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社 〇〇部の〇〇と申します。

この度、貴社の〇〇サービスについて、ぜひ一度お話を伺いたく、ご連絡いたしました。

つきましては、大変恐縮ですが、下記の日程でご都合いかがでしょうか。

  • 〇〇年〇月〇日(〇)〇時~〇時
  • 〇〇年〇月〇日(〇)〇時~〇時

上記以外でも、〇〇様のご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご返信いただけると幸いです。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 〇〇 TEL:〇〇 Mail:〇〇

例2:お礼メール

お礼メールの文案です。

「先日は〇〇の件で大変お世話になり」という書き出しになっていますが、具体的に印象的なエピソードがあれば伝えるのもよいでしょう。

件名:〇〇様|先日は誠にありがとうございました。

〇〇株式会社 〇〇様

先日は〇〇の件で大変お世話になり、誠にありがとうございました

〇〇様のおかげで、〇〇を無事完了することができました。
心より感謝申し上げます。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 〇〇 TEL:〇〇 Mail:〇〇

ビジネスメールの書き出し&締め方まとめとFAQ

この記事では、ビジネスメールの書き出しと締め方について、基本構成から状況別の例文、注意点まで詳しく解説しました。

書き出しと締め方を工夫することで、相手に好印象を与え、返信率をアップさせることができます。

ぜひこの記事を参考に、効果的なビジネスメールを作成し、ビジネスチャンスを掴んでください!

FAQ(よくある質問)

  • Q:初めて連絡する相手に使うべき書き出しは?
    • A:初めてご連絡させていただきます。〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。のように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
  • Q:「いつもお世話になっております」は毎回使っても良い?
    • A:定番の表現として毎回使っても問題ありません。ただし、頻繁にやり取りがある相手には省略することも可能でしょう。必ずしもNGではないですが、初めて連絡する相手や、久しぶりの相手には不自然に感じる場合があります。
  • Q:返信を促す効果的な締め方は?
    • A:「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」のような相手にアクションを促す言葉を加えましょう。また、返信してほしい内容や期限も含め伝えるのがポイントです。
  • Q:お礼メールの締めはどうすれば良い?
    • A:今後ともどうぞよろしくお願いいたします。のように、今後の関係性を意識した言葉で締めくくりましょう。